Muito já se falou de uniformes para quem faz Cerimonial – inclusive causei uma enorme polêmica por ter  dito que o uniforme não pode ser confundido com a roupa de convidadas quando o evento é mais festivo, como casamentos e outros eventos sociais. Continuo a afirmar isso: quem já trabalhou em grandes eventos internacionais e públicos sabe que não há lugar para esse tipo de confusão quando você é responsável por todo o andamento de um evento que está na mídia para o mundo inteiro ver.

Mas voltando ao uniforme: como fazer (principalmente as mulheres) para usar uma roupa que seja confortável, elegante e clássica ?

(Sim, tem que ser clássica. Não se muda o uniforme a cada evento, ele deve ser como uma marca registrada daquela empresa ou grupo).

Não é fácil. Nesse post vão algumas sugestões, depois de uma pesquisa onde inclusive foram testados alguns modelos onde saíram ganhando esses que escolhemos com carinho.

Acima dois modelos para eventos mais sociais. Adoro o da esquerda porque é versátil, e permite que se coloque e tire o casaquinho  conforme o clima. A parte de cima do vestido e em tecido leve e lavável e o tom em creme, super elegante iluminando e valorizando pele e olhos de todas as cores. O tom de cor de rosa da direita é super feminino mas o corte reto e a combinação com o preto dá a ele uma sobriedade leve. Sem falar que as mangas são no ponto para não esquentar e deixar os ombros discretamente cobertos…

Acima dois modelos em preto e branco que não erro: o modelo sem manga para regiões mais quentes é estruturado o suficiente para dar um caimento chique e continuar fresquinho. E o da direita é a versão super clássica do rosa e preto…

Esses modelos estão super dentro das “tendências” de moda, mas permitem que sejam usados sapatos com saltos médios ou mais grossos (sim, a gente anda muito e ninguém aguenta salto fino e alto durante todo um evento de muitas horas)…

E, mais importante: não tem excessos de fendas, decotes, laços, franjas como alguns que muitas vezes vemos serem adotados em eventos sociais. Nesse ponto sou ultrapassada sim,  como uma colega indignada reclamou nas redes sociais. Prefiro ser ultrapassada a comprometer o trabalho (sem falar na postura e movimentação) da minha equipe ou o meu, administrando lacinhos e babados fora do lugar ou puxando sainhas curtas para baixo. Menos é mais. Sempre.

Serviço – modelos da PA Concept.

www.paconcept.com.br

Eu hein?! Quem disse que um homem não vai amar receber um vaso, ou buquê de flores frescas, coloridas e até mesmo perfumadas para alegrar sua casa, escritório ou a vida simplesmente? Assim como as mulheres, a maioria deles gosta sim, de sentir a natureza mais perto através de um vaso com flores ou verdes para cultivar e apreciar.

Sim, é pessoal, por isso mesmo, é interessante observar o estilo da casa (ou ambiente) para onde vai mandar e, caso não conheça, analise a sua personalidade. É claro que alguém que mora num flat por exemplo, claramente não se liga muito em cuidados com a decoração. O que não impede que outros, mais antenados a detalhes caprichados se encantem com a lembrança das flores…

Homens pensam diferente – isso está cientificamente provado. Eles enxergam mais o conjunto e não os detalhes. Eles são mais visuais do que sensitivos e por aí vai. O que significa, na prática, que o tipo das flores e arranjos pode ser diferente daquele que se vê chegar às mãos femininas. Além  do mais, cada flor tem um significado especial e as rosas, por exemplo, são consideradas flores exclusivamente femininas. Exceto se quiser fazer uma declaração rasgada de paixão com rosas vermelhas, evite-as – há uma infinidade de outras variedades para escolher.

Confira a Rega – esse detalhe é importante pois, se forem flores de rega menos frequente e mais resistentes, vão durar mais, e agregam no sentido de que o presente adquire maior “valor” ao demonstrar “durabilidade” O que não quer dizer que você vai mandar um vasinho de Cactos, tá?  Salvo se ele tiver acabado de chegar do deserto mexicano, dificilmente alguém fica arrepiado de prazer ante a visão dessas  suculentas…

Cor –  além de azul e rosa: não tem nada a ver com menino e menina, azul e rosa. Mas, se usar tons vivos e cores vibrantes em contraste – como verdes e amarelos ou laranjas, vermelhos e azuis (ou roxos) e outras combinações fortes – pode ter certeza  de que até o mais insensível dos machos ficará impactado.

Embalagem – se mandar plantadas, evite excesso de laços e celofane na embalagem. Se forem dentro de um vaso com água, prefira algo mais liso em tons escuros. E, finalmente, não nos esqueçamos dos bonsais! Lindos, decorativos e fáceis de tratar, são diferentes e agradam a todos.

Quanto mandar: ao mandar buquês confira o número de “caules”: número par, em algumas culturas traz má sorte: daí a convenção de mandar sempre 7 ou 13 rosas.  Em alguns países europeus o 13 traz má sorte, portanto dependendo da nacionalidade garanta- se com 15… Já, uma rosa ou outra flor solitária é um código entre namorados ou pessoas casadas…

Ora, não apenas a função existe há milênios, como o cargo de Chefe de Cerimonial já foi ocupado por gênios da humanidade, como ninguém menos que Leonardo da Vinci – o grande artista, autor da Santa Ceia e inventos como as primeiras máquinas voadoras. Era ele responsável por todos os eventos do poderoso Duque de Sforza em Milão, no século XVI.

Para “fazer o cerimonial” é preciso entender de logística, segurança, planilhas… além de ter credibilidade e estar atualizado com fornecedores e novas tecnologias. Mas principalmente, compreender que nessa profissão, trabalhamos sempre nas sombras para que determinadas pessoas (fatos ou eventos) se destaquem em ocasiões específicas.

Finalmente, para funcionar, um evento precisa estar  apoiado sobre um tripé precioso:

Planejamento – é fundamental para a organização, pois vai nortear todas as ações da agenda das equipes e dos equipamentos envolvidos. É essencial definir um coordenador de cada equipe para centralizar a administração a administração dos recursos disponíveis para efetiva realização das diversas etapas. A coordenação das ações entre o que foi planejamento e a equipe de produção deve ser ativa e imediata. E permanentemente ajustada conforme as necessidades.

Execução –  a equipe de realização do evento, compete executar tudo o que foi planejado, ajustando o que for necessário. Intercorrências as invenções podem surgir em vários aspectos, assim é importante manter  a calma e ter sempre um plano B.

Dependendo do evento, são necessárias várias reuniões de planejamento, no entanto, uma reunião de check list, na véspera ou pouco antes é muito proveitosa.

Deixe pronto – se conseguir, deixe tudo o que for possível, não apenas pronto como também “a mão” Facilita muito!!! Alguns exemplos do que deixar:

1. nomear tokens;
2. relação dos participantes;
3. arrumação da mesa principal e demais mesas;
4. preparação do receptivo, (importante priorizar, pois é o primeiro serviço a ser utilizado pelos visitantes e convidados).

Deixar a estrutura pronta – facilita muito! Os importantes são: instalação elétrica, capacidade de carga e a aprovação pelos bombeiros de qualquer estrutura adicional.

Controle pós-evento –  há quem ache desnecessário.  E continuam a levar susto! Uma reunião pós-evento tem grande valia para toda a equipe:  é preciso apresentar e analisar um relatório feito a partir do check list com os erros e acertos para evitar os primeiros e continuar a aperfeiçoar sempre!

Acredite: um evento só termina de fato depois de comparar o planejado com o realizado – avaliando cada etapa.

Ok, é claro que isso muda de intensidade e necessidade conforme o tamanho do evento e seus objetivos. Mas esses, são essenciais para aperfeiçoar de fato o funcionamento de qualquer evento – e atentar para eles é o básico de qualquer profissional de eventos.

O Presidente FHC era amado, não apenas pela sua, mas por qualquer equipe que organizava eventos. Bem humorado e rápido, ele se adaptava a qualquer situação. Brincávamos que, se fosse um cão, seria daqueles  confiáveis e fáceis de adestrar.

Presidente FHC – Fernando Henrique Cardoso – foto: DW Guilherme Henrique

Em minha experiência a frente do Cerimonial do Governo do Estado de São Paulo, com pelo menos 4 Presidentes, ficou muito clara a diferença entre essas autoridades que, pela sua postura, tinham o poder de fazer tudo correr suavemente (independente da dificuldade) ou fazer com que mesmo o mais tranquilo dos eventos se tornasse tenso.

Presidente Lula foto: Divulgação BBC

O Presidente Lula, tinha uma postura bonachona e dizia que não ligava muito para regras. Mas, esperto, logo percebeu que o cerimonial é um grande aliado da “forma e imagem” – e que a equipe está lá para facilitar. Quebrava o protocolo claro, mas sabia o momento de fazê-lo e jamais o fazia em coisas realmente importantes que comprometessem o evento.

Presidente Dilma Rousseff – foto: DW

Dilma Rousseff, mesmo em repouso, tinha a capacidade deixar a equipe tensa. Jamais entendi isso (não fazia parte de sua esquipe, mas assistia atônita). Eventos com ela não eram nossos preferidos.

Presidente Michel Temer – foto: Fernando Bizerra Jr /EPA

Michel Temer, experiente e versado na vida pública, não nos causava o menor transtorno. Sua equipe era organizada e precisa. E as coisas funcionavam a contento. Relato isso porque, qualquer evento depende muito do tom que seus anfitriões conferem a ele – aliás, desde o momento do convite.

Hoje, com conceitos de educação e respeito universais, cada grupo tem sua forma peculiar de demonstrar esses sentimentos, e respeitar as diferenças e adotando uma linguagem universal de cortesia  é a base da Etiqueta do terceiro milênio.

Existem sutis diferenças entre Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.

Cerimonial – é a organização sequencial de qualquer evento seja ele político, social, acadêmico, esportivo ou empresarial. E tem sido, desde a antiguidade, uma das mais valorizadas maneiras encontradas pelos povos para se relacionarem uns com os outros. O escrito mais antigo é atribuído a Chou Kung, fundador da dinastia Chou da China no século XII a.C.

O Protocolo – é o que regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento, os lugares – a hierarquia, enfim.

A etiqueta (que abrange o Protocolo e Cerimonial como nichos específicos) situa-se exclusivamente no campo moral, não sendo regulada por leis ou decretos e sim por regras testadas e aprovadas no dia a dia. Infrações a seu código são punidas apenas no âmbito social. O que não impede uma gafe de causar estrago considerável nas relações interpessoais.

Há que se ter bom senso e sempre, sempre mesmo, respeitar a hierarquia – para dizer o mínimo.  E o  fato de ser necessário, vez por outra adaptar nosso decreto Federal de Cerimonia  a determinadas circunstâncias, não quer dizer que se possa  ignorar a sua essência e distorcê-los ao bel prazer do jeitinho brasileiro.

Vivemos uma era midiática: tudo é imagem e a informação é  praticamente em tempo real.

Então é preciso tomar cuidado e prestar atenção a esses detalhes.

Credenciamento – é de fundamental importância ter um controle prévio dos profissionais do setor que estejam cadastrados na instituição. Caso tenham um contato contínuo, isso facilita. Mas caso seja um novo jornalista de alguma empresa de comunicação, poderá realizar o credenciamento no dia do evento, mediante aprovação do responsável do setor.

Receptivo – quem cuida? Bom, isso caberá a Assessoria de Imprensa. Identificar, aprovar o credenciamento e liberar o acesso, além de prestar todos os esclarecimentos e informações ao interessado.

Espaço e entrada separada – o acesso dos profissionais de imprensa devem ter um acesso restrito, em função dos prováveis equipamentos e demais acessórios para a produção das matérias.

Backdrop – a criação de backdrop com logo da instituição e temas referente a algum evento específico, faz do seu evento um grande canal de divulgação. Sendo usado em todos os segmentos de mercado, tanto no campo institucional, governamental e empresarial.

A captação de áudios –  para os profissionais de imprensa  é um item importante, uma vez que, cada vez mais, as notícias são veiculadas online e a qualidade de som e imagem são fundamentais para o sucesso do evento.

Assim, é necessário disponibilizar um sistema de captação especificamente para os profissionais que estejam cobrindo o evento da instituição e em locais que não atrapalhe a visibilidade de convidados ou o fluxo.

Entrevista Virtual – a criação e padronização de um Fundo de Imagem, onde contenha um logo, facilita a divulgação e promoção da instituição. Sendo enviado aos membros da diretoria ou a quem tenha a autorização de falar em nome da instituição.

Seguindo essas orientações seguirem há mais chances de seu, o evento fluir  e a imprensa ter mais facilidade para divulgar com mais facilidade  eficiência as informações  positivas.