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Truques simples para as rotas do serviço de staff

Para isso é fundamental o planejamento e ter um conjunto de regras estabelecidas entre os vários serviços envolvidos.

Horários de chegada – os grupos chegam em horários planejados e em condições diversas. Dependendo do tamanho do seu evento, é interessante contar com equipes chegando de transportes coletivos contratados: vans, carros particulares, carros de segurança, caminhões, e até mesmo carretas.

O  detalhamento e atenção dessa rota dos serviços torna-se muito importante para o sucesso do seu evento – pois define tempos e espaços. Ao desembarcar dos veículos, esse fluxo de pessoas tomam diversas direções e/ou acessos.

Segurança – questão de prevenir: lembre que alguns equipamentos podem gerar acidentes por estarem em fase de montagem. Armamentos e utensílios de cozinha são apenas dois exemplos do que podem gerar acidentes de trabalho.

O importante é que todos os profissionais tenham acesso aos ambientes de vestiário, para a troca de roupa com a qual irão assumir as funções.

Serviço de Produção – esse pessoal dever estar uniformizado com camisetas e crachás de identificação – desembarcam com material pesado, madeiras, estruturas metálicas, escadas, ferramentas, lonas, pisos, cadeiras, mesas, etc.

Portanto, devem entrar pela parte reservada ao setor operacional, de preferência, sempre a parte dos fundos do evento para esse tipo de acesso.

Em caso de prédios ou estruturas fixas é preciso manter a ordem de entrada dos materiais em um acesso e outro lugar para entrada dos outros profissionais.

Serviço de Bufê – essas pessoas normalmente chegam com maquinários, utensílios (facas), fornos elétricos e a gás, geladeiras, botijões de gás, engradados, pisos ou estrados de madeiras – e devem ter acesso ao ambiente de trabalho sempre em lugares distintos, longe da entrada dos convidados e outros serviços.

Esses profissionais também terão acesso pela portaria de entrada de pessoas, mas em horários diferentes.

Serviço de Receptivo – profissionais que chegam ao evento quase sempre, semi-preparados, usam o vestiário para a troca de roupas por uniforme e usam algum tipo de maquiagem e cabeleireiro. Logo após a sua identificação, com crachás, assumem seus serviços nas áreas de suas competências.

Serviço de Segurança Armada – profissionais que pertencem a empresas de Segurança e Vigilância, usam uniformes ou costumes, terão acessos aos seus armamentos em sala reservada para a guarda e manutenção – estas com acessos bem restritos.

Serviço de Segurança Velada – chegam em grupos ou por veículos próprios, e também são conduzidos para o vestiário para a troca de roupas por uniformes (costumes) e logo após assumem as suas funções mediante coordenação da área de segurança.

Serviço de Apoio (limpeza) – também chegam em grupos e alguns por meios próprios, são conduzidos ao vestiário para troca de roupas por uniformes e depois serão entregues seus equipamentos de trabalho (vassouras, carrinhos de lixo, panos, etc…)

Parece complicado mas, na verdade, quanto mais planejado e sinalizado estiver, mais fluidez você vai ter em todo o evento e tudo torna-se mais fácil e eficiente no dia!




Como fazer uma festa ecológica – e econômica

 Evite louça descartável, investindo em um conjunto extra de pratos e talheres de uma dessas lojas de segunda mão. Foto: Peter Huggins / Alamy

Amo festas! Qualquer motivo é motivo pra comemorar…EU gosto mais quando elas acontecem durante os meses de primavera e verão. Sob o sol quente com bebidas geladas e conversas… os encontros rapidamente se espalham para os piscinas e quintais. Vou mostrar como é fácil e simples montar uma festa assim, “ecologicamente correta”.

Convitecrie um evento no Facebook ou mesmo por WhatsApp. Os convites virtuais também nos permitem acompanhar os RSVPs (amigos, respondam, ajuda muito rsrs), interagir com convidados e fornecer informações clicáveis ​​sobre o evento.

Local – procure um espaço ao ar livre, como um parque, clube ou mesmo um quintal, e aproveite o espaço para botar a diversão ecológica em prática. Além disso, uma festa durante o dia reduz o consumo de energia elétrica.

Decoração – deixe a criatividade rolar, utilizando todo tipo de material ecológico e reciclável.

Comes e bebes – algumas opções são os espetinhos de frutas e os petiscos de legumes frescos com opções variadas de molhos. Outra boa pedida é substituir os refrigerantes por sucos e smoothies. Use “suqueiras” com torneirinhas, que, além de práticas, dão um charme a mais.

Esqueça os descartáveis! Use utensílios tradicionais de louça, que além de ecológicos são muito mais elegantes. “Mas eu tenho crianças!!”, ok, use acrílico, por ser mais resistentes, podem ser lavados e aproveitados em outras ocasiões.

E a, gostaram dessas dicas? i




Uniforme para cerimonial com visual bonito e funcional: é possível!

Muito já se falou de uniformes para quem faz Cerimonial – inclusive causei uma enorme polêmica por ter  dito que o uniforme não pode ser confundido com a roupa de convidadas quando o evento é mais festivo, como casamentos e outros eventos sociais. Continuo a afirmar isso: quem já trabalhou em grandes eventos internacionais e públicos sabe que não há lugar para esse tipo de confusão quando você é responsável por todo o andamento de um evento que está na mídia para o mundo inteiro ver.

Mas voltando ao uniforme: como fazer (principalmente as mulheres) para usar uma roupa que seja confortável, elegante e clássica ?

(Sim, tem que ser clássica. Não se muda o uniforme a cada evento, ele deve ser como uma marca registrada daquela empresa ou grupo).

Não é fácil. Nesse post vão algumas sugestões, depois de uma pesquisa onde inclusive foram testados alguns modelos onde saíram ganhando esses que escolhemos com carinho.

Acima dois modelos para eventos mais sociais. Adoro o da esquerda porque é versátil, e permite que se coloque e tire o casaquinho  conforme o clima. A parte de cima do vestido e em tecido leve e lavável e o tom em creme, super elegante iluminando e valorizando pele e olhos de todas as cores. O tom de cor de rosa da direita é super feminino mas o corte reto e a combinação com o preto dá a ele uma sobriedade leve. Sem falar que as mangas são no ponto para não esquentar e deixar os ombros discretamente cobertos…

Acima dois modelos em preto e branco que não erro: o modelo sem manga para regiões mais quentes é estruturado o suficiente para dar um caimento chique e continuar fresquinho. E o da direita é a versão super clássica do rosa e preto…

Esses modelos estão super dentro das “tendências” de moda, mas permitem que sejam usados sapatos com saltos médios ou mais grossos (sim, a gente anda muito e ninguém aguenta salto fino e alto durante todo um evento de muitas horas)…

E, mais importante: não tem excessos de fendas, decotes, laços, franjas como alguns que muitas vezes vemos serem adotados em eventos sociais. Nesse ponto sou ultrapassada sim,  como uma colega indignada reclamou nas redes sociais. Prefiro ser ultrapassada a comprometer o trabalho (sem falar na postura e movimentação) da minha equipe ou o meu, administrando lacinhos e babados fora do lugar ou puxando sainhas curtas para baixo. Menos é mais. Sempre.

Serviço – modelos da PA Concept.

www.paconcept.com.br




Flores para Homens – e por que não?

Eu hein?! Quem disse que um homem não vai amar receber um vaso, ou buquê de flores frescas, coloridas e até mesmo perfumadas para alegrar sua casa, escritório ou a vida simplesmente? Assim como as mulheres, a maioria deles gosta sim, de sentir a natureza mais perto através de um vaso com flores ou verdes para cultivar e apreciar.

Sim, é pessoal, por isso mesmo, é interessante observar o estilo da casa (ou ambiente) para onde vai mandar e, caso não conheça, analise a sua personalidade. É claro que alguém que mora num flat por exemplo, claramente não se liga muito em cuidados com a decoração. O que não impede que outros, mais antenados a detalhes caprichados se encantem com a lembrança das flores…

Homens pensam diferente – isso está cientificamente provado. Eles enxergam mais o conjunto e não os detalhes. Eles são mais visuais do que sensitivos e por aí vai. O que significa, na prática, que o tipo das flores e arranjos pode ser diferente daquele que se vê chegar às mãos femininas. Além  do mais, cada flor tem um significado especial e as rosas, por exemplo, são consideradas flores exclusivamente femininas. Exceto se quiser fazer uma declaração rasgada de paixão com rosas vermelhas, evite-as – há uma infinidade de outras variedades para escolher.

Confira a Rega – esse detalhe é importante pois, se forem flores de rega menos frequente e mais resistentes, vão durar mais, e agregam no sentido de que o presente adquire maior “valor” ao demonstrar “durabilidade” O que não quer dizer que você vai mandar um vasinho de Cactos, tá?  Salvo se ele tiver acabado de chegar do deserto mexicano, dificilmente alguém fica arrepiado de prazer ante a visão dessas  suculentas…

Cor –  além de azul e rosa: não tem nada a ver com menino e menina, azul e rosa. Mas, se usar tons vivos e cores vibrantes em contraste – como verdes e amarelos ou laranjas, vermelhos e azuis (ou roxos) e outras combinações fortes – pode ter certeza  de que até o mais insensível dos machos ficará impactado.

Embalagem – se mandar plantadas, evite excesso de laços e celofane na embalagem. Se forem dentro de um vaso com água, prefira algo mais liso em tons escuros. E, finalmente, não nos esqueçamos dos bonsais! Lindos, decorativos e fáceis de tratar, são diferentes e agradam a todos.

Quanto mandar: ao mandar buquês confira o número de “caules”: número par, em algumas culturas traz má sorte: daí a convenção de mandar sempre 7 ou 13 rosas.  Em alguns países europeus o 13 traz má sorte, portanto dependendo da nacionalidade garanta- se com 15… Já, uma rosa ou outra flor solitária é um código entre namorados ou pessoas casadas…




Eventos: a importância do tripé de ouro

Ora, não apenas a função existe há milênios, como o cargo de Chefe de Cerimonial já foi ocupado por gênios da humanidade, como ninguém menos que Leonardo da Vinci – o grande artista, autor da Santa Ceia e inventos como as primeiras máquinas voadoras. Era ele responsável por todos os eventos do poderoso Duque de Sforza em Milão, no século XVI.

Para “fazer o cerimonial” é preciso entender de logística, segurança, planilhas… além de ter credibilidade e estar atualizado com fornecedores e novas tecnologias. Mas principalmente, compreender que nessa profissão, trabalhamos sempre nas sombras para que determinadas pessoas (fatos ou eventos) se destaquem em ocasiões específicas.

Finalmente, para funcionar, um evento precisa estar  apoiado sobre um tripé precioso:

 

Planejamento – é fundamental para a organização, pois vai nortear todas as ações da agenda das equipes e dos equipamentos envolvidos. É essencial definir um coordenador de cada equipe para centralizar a administração a administração dos recursos disponíveis para efetiva realização das diversas etapas. A coordenação das ações entre o que foi planejamento e a equipe de produção deve ser ativa e imediata. E permanentemente ajustada conforme as necessidades.

Execução –  a equipe de realização do evento, compete executar tudo o que foi planejado, ajustando o que for necessário. Intercorrências as invenções podem surgir em vários aspectos, assim é importante manter  a calma e ter sempre um plano B.

Dependendo do evento, são necessárias várias reuniões de planejamento, no entanto, uma reunião de check list, na véspera ou pouco antes é muito proveitosa.

Deixe pronto – se conseguir, deixe tudo o que for possível, não apenas pronto como também “a mão” Facilita muito!!! Alguns exemplos do que deixar:

  1. nomear tokens;
  2. relação dos participantes;
  3. arrumação da mesa principal e demais mesas;
  4. preparação do receptivo, (importante priorizar, pois é o primeiro serviço a ser utilizado pelos visitantes e convidados).

Deixar a estrutura pronta – facilita muito! Os importantes são: instalação elétrica, capacidade de carga e a aprovação pelos bombeiros de qualquer estrutura adicional.

 

Controle pós-evento –  há quem ache desnecessário.  E continuam a levar susto! Uma reunião pós-evento tem grande valia para toda a equipe:  é preciso apresentar e analisar um relatório feito a partir do check list com os erros e acertos para evitar os primeiros e continuar a aperfeiçoar sempre!

Acredite: um evento só termina de fato depois de comparar o planejado com o realizado – avaliando cada etapa.

Ok, é claro que isso muda de intensidade e necessidade conforme o tamanho do evento e seus objetivos. Mas esses, são essenciais para aperfeiçoar de fato o funcionamento de qualquer evento – e atentar para eles é o básico de qualquer profissional de eventos.