Nesse cenário, pediram-me para escrever sobre a melhor forma de distribuir pessoas a mesa em refeições. Embora ainda não seja recomendável reunir muita gente, vamos ver o lado bom: fazer planos para quando a vacina chegar – momento que parece mais próximo.

Pois, como o diálogo anda difícil e truncado, mais que nunca é preciso atentar a detalhes – porque eles fazem sim diferença!

Antes de pensar quem vai ficar perto que quem, convide lembrando de misturar pessoas que podem ter algo a agregar a outras. Se puder, convide sempre duas ou mais que não o sejam velhos conhecidos do grupo: eles trazem um frescor novidades e/ou outros assuntos que podem ser muito bem recebidos.

Plano de mesa: tem várias vantagens e a maior delas é que você, como anfitrião, controla melhor o ritmo e a conversa. É possível dar atenção a todos e contribuir, se necessário. Além de incrementar a interação, em alguns casos é interessante como networking, propiciando bons contatos profissionais.

Com prismas? –  com poucas pessoas, não é necessário usar, mas ajuda muito o anfitrião/ã indicar, na hora de sentar quem fica onde. Simples assim.

Mas, se quiser fazer uma graça, saiba que, mesmo mesas informais podem ter os lugares marcados com prismas sim! O correto: cartões de papel (duplos, são mais fáceis de parar em pé) escritos a mão, de preferência com uma hidrográfica preta, em letra de forma para dar mais visibilidade. É um detalhe que agrada a todos, pois percebem que houve uma atenção e preparo especiais

Plano tradicional – é aquele que coloca os anfitriões no centro da mesa retangular, frente a frente e alterna homens e mulheres – colocando, a direita de quem recebe as pessoas homenageadas, mais velhas ou de mais cerimonia.

Plano Orgânico – há quem prefira deixar rolar: as pessoas vão se agrupando conforme o momento e se sentam. A desvantagem: não há muita troca e fica “nóis com nóis”.

Prismas no Centro – coloca-se o marcador apenas no lugar dos anfitriões e os demais lugares são ocupados organic amente. Há um mínimo de equilíbrio e dá para administrar o encontro.

 

Brincando com as argolas – em mesas informais, argolas de guardanapos com indicativos específicos indicam o lugar de homens e mulheres. Mas pode causar incômodo em quem não concorda com estereótipos … sim, o mundo anda chato!

Pirei? Nem tanto: você certamente lembra de algum encontro que desandou por uma discussão besta entre vizinhos de mesa – ou mesmo por um climão criado por proximidades desastrosas. Podendo evitar, por que não?

Pode parecer antiquado, mas, em negócios existe uma hierarquia e um jogo de interesses, daí a importância de um bom “plano de mesa” (indicação dos lugares dos convidados).

Ele pode ser feito na hora, de maneira informal pelo anfitrião, ou através de pequenos prismas de papel colocados a frente de cada lugar. Em reuniões sociais, já vi até mesmo prismas com uma foto do convidado indicando o lugar: é muito simpático, mas apenas para ocasiões informais.

 

No livro “Os bastidores da diplomacia” do Embaixador Guilherme Luiz Leite Ribeiro, há todo um capítulo a esse respeito onde ele dá as seguintes dicas:

1 – procure acomodar seus convidados em mesas redondas e para que a conversa circule melhor.

2 – certifique-se de que haja pelo menos um poderoso (ou que se sobressaia em determinada área de atuação) em cada mesa.

3 – evite colocar mais de dois poderosos na mesma mesa;

4 – não coloque um homem ou mulher  poderoso/a junto de um colunista (jornalista ou blogueiro) –  porque ele pode tentar usá-lo como fonte, constrangendo-o em sua festa.

5 – certifique-se de quem está ao lado dessa pessoa de mais poder ou influência não ignore a sua importância.

6 – se for uma recepção só para empresários, deve-se tomar o cuidado de colocar, em alguns dos lugares principais, até mesmo os menos representativos para não provocar ciumeiras.

7-  na dúvida sobre a ordem de precedência, ou caso haja algum “empate” de cargos e idade, conceda sempre o melhor lugar ao menos preparado socialmente – e dê uma explicação sincera ao preterido, que, mais inteligente, compreenderá…

A questão da posição dos convidados a mesa é tão significativa que o diplomata brasileiro ainda cita Spruille Braden, no livro “Diplomats and Demagogue” que faz a seguintes sugestões para quem não estiver feliz  com o local que lhe foi designado:

Ao sentar num lugar de posição inferior você sempre pode:

a)  de repente, fingir sentir-se mal e voltar pra casa

b)  andar em torno da mesa e, quando lhe indicarem onde deve sentar, responder “Oh, não, não pode ser” e se posicionar atrás da cadeira no lugar correto. Em geral a anfitriã pede desculpas e o muda de lugar.

c)  aceitar o erro mas não tocar na comida – e voltar pra casa logo após ela ser servida.

Ok, essas regras ficaram um pouquinho mais flexíveis – mas acredite, quando trabalhava no Cerimonial do Governo do Estado de São Paulo, vi e ouvi  mais de um empresário ou político influente perguntar onde iria se sentar antes de confirmar sua presença.

Pois é: apesar de seus convidados serem educados e não demonstrarem na hora, pode ter certeza de que reparam sim – onde se sentaram e com quem conversaram – durante qualquer tipo de reunião de trabalho.

Atente para isso – além de não ser complicado, o retorno da satisfação de seus parceiros de negócios será sucesso garantido!