Mas precisamos reaprender a “entrar” em ambientes virtuais, assim como permanecer e nos apresentar. Sim, postura e atenção especial – para o seu próprio benefício, claro!!

A Advogada Sirlene Nogueira trabalha com cursos e reuniões virtuais há muitos anos e, hoje monitora cursos e aulas a distância, afirma que detalhes podem sim, fazer muita diferença tanto em reuniões profissionais quanto em salas de aula.

Início de qualquer reunião: o recomendado e infalível – e inclusive em reuniões virtuais – é “chegar” 10 minutos antes. Por que? Apenas dessa forma você terá tempo de checar luz, enquadramento, link correto, sinal de rede…

Tudo isso demora e, se todos chegam em cima da hora ou atrasados, o clima de confusão e amadorismo impera! Mas não precisa continuar assim, certo?

Aulas EAD/Remota – o recomendado, segundo a professora Sirlene, é que os alunos de forma geral deixem os seus áudios desligados pois, se esquecem e “conversam” com outras pessoas, atrapalhando quem dá aula.

A câmera ou o vídeo deve permanecer ligado para que seja possível aferir a presença de cada um. Já o áudio não necessariamente.

A maior parte das aulas e até mesmo reuniões tem um Host (que conduz) e Co-Host – que monitora e faz a ponte com o Host, orienta quem fala e baliza todo o movimento do ambiente.

Apesar de estar longe é preciso ter em mente que estamos visíveis – e muito mais expostos! Reuniões podem ser gravadas, aulas podem ser revisitadas, enfim: a forma como você aparece é importante sim e é interessante ter uma postura e visual como se estivéssemos em um ambiente de reunião profissional e presencial.

Precedência – é mega importante ainda respeitar conceitos como respeito a quem está com a palavra ou mesmo a hierarquia de cargos – independente de estar num ambiente virtual.

Finalmente, se estamos utilizando uma ferramenta de comunicação visual, convém que os cuidados sejam de ambos os lados – pois todos estão na condição participantes.

Impossibilitados de esclarecer no próximo encontro ao vivo qualquer mal entendido, é essencial que eles não aconteçam. E, se uma imagem diz mais que mil palavras, imaginem a importância das imagens em movimento – gravadas para sempre na nuvem…

Ok, entre pessoas de outra cidade ou país funciona – embora por call, pareça que estamos conversando debaixo d’água. E por Skype, a tendência é gritar e a comunicação fica truncada mas… tudo em nome da praticidade e agilidade…

Oi?! Ágil muitas vezes não é eficiente – então, para encontros profissionais não é um critério confiável, certo?

Vantagens presenciais – não se trata de saudosismo, mas é muito mais fácil construir e consolidar relacionamentos por meio de reuniões face a face do que com reuniões virtuais.

Sabemos que a postura corporal das pessoas muitas vezes pode enviar uma mensagem muito diferente de suas palavras. A comunicação não-verbal é muito mais importante do que as palavras ditas e, ser capaz de ver e interpretar isso ao vivo é extremamente valioso.

Nas reuniões presenciais, a conversa é menos trabalhosa e objetiva, o que significa que pode tender a ir em direções diferentes com mais naturalidade e, esse simples fato leva a mais oportunidades.

É muito mais fácil se envolver com as pessoas quando sentadas em frente a elas, cara a cara. Podemos rir, ouvir um ao outro claramente, fazer um comentário sobre algo e perceber a reação do outro.

Desvantagens dos calls e skypes – há uma ruptura de toda e qualquer sintonia quando nos deparamos com problemas associados à tecnologia de reuniões virtuais, como problemas de câmera, de conexão, perda de 10 minutos tentando fazer o microfone funcionar e assim por diante. E, vamos combinar, quem nunca passou por isso?

As reuniões presenciais tendem a parecer “mais claras”. Os pontos-chave são claros, as questões são claras a divisão de tarefas…

Já as reuniões virtuais podem parecer um pouco menos definidas …

Faça um exercício e pense sobre seus relacionamentos comerciais atuais e se não poderiam se beneficiar de um esforço extra de sua parte para ter uma reunião presencial? Pois é: o caminho fácil raramente é o melhor caminho no mundo do proprietário da empresa.

O desafio é tornar as reuniões presenciais realmente produtivas, inteligentes e eficazes. Use reuniões com sabedoria e elas serão uma ótima ferramenta de negócios. E, embora esteja se tornando cada dia mais difícil ter encontros cara a cara, isso não significa que não devamos fazer isso!