Muita gente tem me perguntado sobre o cerimonial desse tipo de evento, então aqui vão algumas dicas de meu colega Manoel Veras do Piauí, um craque nesse tipo de evento

Logo no início, é feita a composição das mesas de honra ou de autoridades e em alguns casos elas são chamadas para ficar de pé no palco (ou local apropriado). Nas formaturas, pelo tempo que leva, todos se sentam.

Em algum momento, as autoridades constituídas são convidadas a falar. Estão representando uma instituição ou seus pares. Ou ainda podem ser homenageados especiais.

Dica importante: em uma mesa grande, nem todos precisam usar da palavra. Já é um prestígio que estejam ali. É essencial avisar a quem vai falar para que possam se preparar com antecedência. Para não ter erro, o Mestre de Cerimonia, em sua fala já pode reforçar o roteiro e o que cabe a cada um: uns com a Fala ou Saudação, outros o Pronunciamentos e ou Discursos em alguns casos.

Todos VIPS – além dos formandos, a estrela do evento é o público:  graduandos, seus familiares (com pessoas idosas e crianças), docentes de uma área específica, empresários, autoridades políticas, enfim vários segmentos representados.

Por isso mesmo é preciso um cuidado especial quanto a linguagem a ser usada, titulações, duração da fala e evitar assuntos que gerem controvérsia ou manifestações da plateia.

Falas – para quem vai falar alguns pontos importantes: o precisa ser coerente com o Evento, curto e objetivo, não pode ser repetitivo (ou repetir a fala anterior). Essa é a receita dos mais experientes.

Para falas e saudações, quanto mais curto melhor: não precisa texto escrito, nem é necessário nominar as demais autoridades, pois o Mestre de Cerimônias já deverá ter feito. Já, reiterar a importância do momento nunca é demais.

Os pronunciamentos ficam para a autoridade maior ou o anfitrião – aquele que recebe, que acolhe a todos.

Ele deve falar da tribuna e com texto escrito, um pouquinho mais longo, mas objetivo, motivador, amarrado ao tipo de público. Se gosta de improvisar, que tenha pelo menos uma lista de tópicos para não se repetir, não se alongar.

Os discursos são mais reservados aos discentes e ou docentes nas Colações de Grau, aqueles que foram escolhidos pelos graduandos – e tem o espaço para uma fala de despedida, pode ser marcante, ficará para a história. Mas precisa ser limitado em tempo pois, é feito no final da cerimônia, já longa …

Traje – Longo para convidadas? Naturalmente depende da comissão organizadora. Para as formandas,  se for esse o combinado, beleza. Isso vale para terno ou gravata para os homens. Mas, para as mulheres da família dos graduandos, não é obrigatório – exceto se for uma noite de gala. Usem uma pantalona escura ou mesmo um vestido midi que estará corretíssimo!

Pediram me que falasse de refeições e receber amigos usando bancadas. O fato me chamou atenção pois, vício de profissão, estou sempre questionando e de olho em mudanças de hábitos.

Aos poucos, bancadas e cozinha mudaram de status: modernizadas, ganharam novos materiais, foram sendo incorporadas a sala de jantar,  algumas são as vedetes da casa – seja como suporte da “ilha” do chef  ou para a refeição dos adultos.

Rainhas do lar – um dos principais motivos desse protagonismo, é o fato de serem super versáteis, uma vez que,  mais estreitas que as mesas convencionais, podem ser embutidas ou dobradas economizando um espaço considerável sem deixar de atender as necessidades da casa.

E quais são essas necessidades? Hoje, praticamente todas! Com a aceleração do home office, as pessoas tiveram que inventar  superfícies para trabalhar, apoiar material, estudar, continuar cozinhando e apoiando compras e… fazendo as refeições em conjunto!

Não à toa, o leitor me pediu o para detalhar o tema. Então vamos lá:

Elimine supérfluos – como já disse, esses são móveis mais estreitos e, muitas vezes ajustáveis portanto, no dia a dia devem conter  mínimo possível de elementos decorativos,  apenas o funcional. Facilita muito quando for usar para receber amigos ou mesmo para a refeição familiar.

A “Mesaposta” nesse caso também tem que ser simplificada. Nada de 2 sousplat ou 2 guardanapos (que já são uma bobagem mesmo em mesas convencionais). Guardanapos imensos e enfeitinhos devem ser descartados. A prioridade é conforto e funcionalidade.

Crie outros espaços de apoio –  com a bancada está ocupada com os comensais você  terá  que criar superfícies alternativas para o serviço – terceirizado ou não. Analise quais elementos e acessórios podem ser encaixados  em prateleiras/armários de cozinha  e esses, por sua vez, precisam ter  paredes para ser instalados. Se puder, use sua área de serviço – para esse tipo de apoio. Forre mesa de passar e não  hesite em usar  tampo de máquina de lavar roupas etc.- tudo ajuda!

Serviço ajustado – da panela para a bancada – empratado pelo próprio dono da casa  para evitar o trânsito de gente pela cozinha – exceto no caso de bancadas integradas a casa, quando o espaço é maior. Nesse caso é possível montar um apoio de bufê para as travessas em um canto.

Flores? – na cozinha não fazem o menor sentido – além do espaço que ocupam. Um vaso pequeno com temperos e pimentas em um canto em que não atrapalhe pode ser uma boa pedida.  Isso vale para velas em castiçais e candelabros. Exceto uma ou duas, baixas e compactas.

Assentos e banquetas- muitas vezes as banquetas de bancadas não tem encosto ou apenas encostos baixinhos. Se for esse o caso, não alongue demais o papo e convite a turma para tomar café  na sala – assim todos aproveitam  mais e o final ganha  mais conforto!

Quem nunca pensou em crescer como príncipes e princesas? Crescer podendo mandar nos outros? Pois  ninguém pode dizer à realeza o que fazer, certo? Errado! Na verdade,  o privilégio de ser considerado nobre traz junto uma série  de regras – algumas bem  malucas que eles precisam seguir…  Algumas são até interessantes e fazem sentidos, mas, outras, para quem é apenas uma criança, deve ser uma tortura…

Sem papinha de bebês – todas as refeições, desde o momento em que acabam de ser amamentados, são preparadas pelos Chefs Reais. Parece uma ótima ideia, desde que, não seja um Chef inglês, pois na Inglaterra a comida, até  em bons restaurantes, é sofrível. Imagine o que prepara os “menus infantis”… sei não…

Sem Banco Imobiliário no Palácio – por conta  da agressividade gerada pelo jogo, os monarcas acreditam que jogar, criaria muita competição direta e animosidade entre os seus próprios jogadores. Sim, nisso eles estão certos.  Afinal, é quase uma guerra quando nos reunimos para jogar e os pequenos terão que lidar com esse tipo de coisa na realidade – de modo que serão  devidamente instruídos mais tarde, como matéria escolar e não como lazer.

Vovó? – seus pais apesar de  príncipes e princesas, duques e duquesas, para eles, são mamãe e papai. No entanto, as crianças são orientadas a não chamar a avó de “Rainha”.  Pelo menos em público. Na privacidade do palácio, ela sempre será a vovó Lilibet. (No caso de Elizabeth II da Inglaterra)

Voar com outro herdeiro está fora de questão –  os pequenos reais,  como toda criança, devem amar andar de avião em férias de família. Mas, depois dos doze anos, voam separadamente, irmãos ou pai e mãe em um mesmo voo, está  fora de questão: se houver um acidente de qualquer tipo em um dos voos, sempre haverá um sucessor da coroa.

Sem Calças compridas – Não é para ter um melhor movimento para correr e brincar.  Na verdade, é porque a tradição inglesa exige que os meninos da classe alta nunca usem calças, apenas shorts. É considerado inferior à classe usar calças antes dos sete ou oito anos.

Acenos – cada pessoa tem o seu jeito pessoal de cumprimentar ou se despedir de alguém e isso vem desde criança. As crianças já sabem qual o jeito real desde pequenas também e nunca mudam, é lei. Afinal, é um ‘aceno’ da Família Real Britânica.

Código De Vestimenta Rigoroso –  hoje, as mães não  separam mais as roupas dos filhos e, no dia a dia é comum  vê-los desfilando com  fantasias ou roupas de filmes. Incluindo perucas, varinhas magicas etc.  Mas não haverá fantasias de Batman usadas em público por nenhuma dessas crianças, exceto no Halloween.

Pois é: sempre que achar  que a vida dos príncipes e princesas é como nos livros de contos de fadas, lembre-se disso, e agradeça por ter nascido normalzinho,  plebeu e… livre!

O Presidente FHC era amado, não apenas pela sua, mas por qualquer equipe que organizava eventos. Bem humorado e rápido, ele se adaptava a qualquer situação. Brincávamos que, se fosse um cão, seria daqueles  confiáveis e fáceis de adestrar.

Presidente FHC – Fernando Henrique Cardoso – foto: DW Guilherme Henrique

Em minha experiência a frente do Cerimonial do Governo do Estado de São Paulo, com pelo menos 4 Presidentes, ficou muito clara a diferença entre essas autoridades que, pela sua postura, tinham o poder de fazer tudo correr suavemente (independente da dificuldade) ou fazer com que mesmo o mais tranquilo dos eventos se tornasse tenso.

Presidente Lula foto: Divulgação BBC

O Presidente Lula, tinha uma postura bonachona e dizia que não ligava muito para regras. Mas, esperto, logo percebeu que o cerimonial é um grande aliado da “forma e imagem” – e que a equipe está lá para facilitar. Quebrava o protocolo claro, mas sabia o momento de fazê-lo e jamais o fazia em coisas realmente importantes que comprometessem o evento.

Presidente Dilma Rousseff – foto: DW

Dilma Rousseff, mesmo em repouso, tinha a capacidade deixar a equipe tensa. Jamais entendi isso (não fazia parte de sua esquipe, mas assistia atônita). Eventos com ela não eram nossos preferidos.

Presidente Michel Temer – foto: Fernando Bizerra Jr /EPA

Michel Temer, experiente e versado na vida pública, não nos causava o menor transtorno. Sua equipe era organizada e precisa. E as coisas funcionavam a contento. Relato isso porque, qualquer evento depende muito do tom que seus anfitriões conferem a ele – aliás, desde o momento do convite.

Hoje, com conceitos de educação e respeito universais, cada grupo tem sua forma peculiar de demonstrar esses sentimentos, e respeitar as diferenças e adotando uma linguagem universal de cortesia  é a base da Etiqueta do terceiro milênio.

Existem sutis diferenças entre Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.

Cerimonial – é a organização sequencial de qualquer evento seja ele político, social, acadêmico, esportivo ou empresarial. E tem sido, desde a antiguidade, uma das mais valorizadas maneiras encontradas pelos povos para se relacionarem uns com os outros. O escrito mais antigo é atribuído a Chou Kung, fundador da dinastia Chou da China no século XII a.C.

O Protocolo – é o que regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento, os lugares – a hierarquia, enfim.

A etiqueta (que abrange o Protocolo e Cerimonial como nichos específicos) situa-se exclusivamente no campo moral, não sendo regulada por leis ou decretos e sim por regras testadas e aprovadas no dia a dia. Infrações a seu código são punidas apenas no âmbito social. O que não impede uma gafe de causar estrago considerável nas relações interpessoais.

Há que se ter bom senso e sempre, sempre mesmo, respeitar a hierarquia – para dizer o mínimo.  E o  fato de ser necessário, vez por outra adaptar nosso decreto Federal de Cerimonia  a determinadas circunstâncias, não quer dizer que se possa  ignorar a sua essência e distorcê-los ao bel prazer do jeitinho brasileiro.

Vivemos uma era midiática: tudo é imagem e a informação é  praticamente em tempo real.

Então é preciso tomar cuidado e prestar atenção a esses detalhes.

Credenciamento – é de fundamental importância ter um controle prévio dos profissionais do setor que estejam cadastrados na instituição. Caso tenham um contato contínuo, isso facilita. Mas caso seja um novo jornalista de alguma empresa de comunicação, poderá realizar o credenciamento no dia do evento, mediante aprovação do responsável do setor.

Receptivo – quem cuida? Bom, isso caberá a Assessoria de Imprensa. Identificar, aprovar o credenciamento e liberar o acesso, além de prestar todos os esclarecimentos e informações ao interessado.

Espaço e entrada separada – o acesso dos profissionais de imprensa devem ter um acesso restrito, em função dos prováveis equipamentos e demais acessórios para a produção das matérias.

Backdrop – a criação de backdrop com logo da instituição e temas referente a algum evento específico, faz do seu evento um grande canal de divulgação. Sendo usado em todos os segmentos de mercado, tanto no campo institucional, governamental e empresarial.

A captação de áudios –  para os profissionais de imprensa  é um item importante, uma vez que, cada vez mais, as notícias são veiculadas online e a qualidade de som e imagem são fundamentais para o sucesso do evento.

Assim, é necessário disponibilizar um sistema de captação especificamente para os profissionais que estejam cobrindo o evento da instituição e em locais que não atrapalhe a visibilidade de convidados ou o fluxo.

Entrevista Virtual – a criação e padronização de um Fundo de Imagem, onde contenha um logo, facilita a divulgação e promoção da instituição. Sendo enviado aos membros da diretoria ou a quem tenha a autorização de falar em nome da instituição.

Seguindo essas orientações seguirem há mais chances de seu, o evento fluir  e a imprensa ter mais facilidade para divulgar com mais facilidade  eficiência as informações  positivas.