Para isso é fundamental o planejamento e ter um conjunto de regras estabelecidas entre os vários serviços envolvidos.

Horários de chegada – os grupos chegam em horários planejados e em condições diversas. Dependendo do tamanho do seu evento, é interessante contar com equipes chegando de transportes coletivos contratados: vans, carros particulares, carros de segurança, caminhões, e até mesmo carretas.

O  detalhamento e atenção dessa rota dos serviços torna-se muito importante para o sucesso do seu evento – pois define tempos e espaços. Ao desembarcar dos veículos, esse fluxo de pessoas tomam diversas direções e/ou acessos.

Segurança – questão de prevenir: lembre que alguns equipamentos podem gerar acidentes por estarem em fase de montagem. Armamentos e utensílios de cozinha são apenas dois exemplos do que podem gerar acidentes de trabalho.

O importante é que todos os profissionais tenham acesso aos ambientes de vestiário, para a troca de roupa com a qual irão assumir as funções.

Serviço de Produção – esse pessoal dever estar uniformizado com camisetas e crachás de identificação – desembarcam com material pesado, madeiras, estruturas metálicas, escadas, ferramentas, lonas, pisos, cadeiras, mesas, etc.

Portanto, devem entrar pela parte reservada ao setor operacional, de preferência, sempre a parte dos fundos do evento para esse tipo de acesso.

Em caso de prédios ou estruturas fixas é preciso manter a ordem de entrada dos materiais em um acesso e outro lugar para entrada dos outros profissionais.

Serviço de Bufê – essas pessoas normalmente chegam com maquinários, utensílios (facas), fornos elétricos e a gás, geladeiras, botijões de gás, engradados, pisos ou estrados de madeiras – e devem ter acesso ao ambiente de trabalho sempre em lugares distintos, longe da entrada dos convidados e outros serviços.

Esses profissionais também terão acesso pela portaria de entrada de pessoas, mas em horários diferentes.

Serviço de Receptivo – profissionais que chegam ao evento quase sempre, semi-preparados, usam o vestiário para a troca de roupas por uniforme e usam algum tipo de maquiagem e cabeleireiro. Logo após a sua identificação, com crachás, assumem seus serviços nas áreas de suas competências.

Serviço de Segurança Armada – profissionais que pertencem a empresas de Segurança e Vigilância, usam uniformes ou costumes, terão acessos aos seus armamentos em sala reservada para a guarda e manutenção – estas com acessos bem restritos.

Serviço de Segurança Velada – chegam em grupos ou por veículos próprios, e também são conduzidos para o vestiário para a troca de roupas por uniformes (costumes) e logo após assumem as suas funções mediante coordenação da área de segurança.

Serviço de Apoio (limpeza) – também chegam em grupos e alguns por meios próprios, são conduzidos ao vestiário para troca de roupas por uniformes e depois serão entregues seus equipamentos de trabalho (vassouras, carrinhos de lixo, panos, etc…)

Parece complicado mas, na verdade, quanto mais planejado e sinalizado estiver, mais fluidez você vai ter em todo o evento e tudo torna-se mais fácil e eficiente no dia!

A vantagem de se adotar o terno é que esse visual transita bem em vários ambientes: seja para o palco ou praticável, no receptivo ou acompanhamento de autoridades e convidados especiais.

A composição desse dress code deve levar em consideração as cores do conjunto como um todo. Camisa social lisa e, de preferência  branca, uma vez que combina com quase todos os tipos de gravata e paletó, seja ele um blazer ou compondo o costume (terno).

Algumas combinações clássicas, seguras e elegantes:

Camisa branca: combina com terno cinza claro até o grafite, com terno marinho ou bleu noir (marinho quase preto).

Camisa azul clara (até o azul anil) – clássica, fica bem com os cinzas de todas as tonalidades, assim como os tons de marinho. A tonalidade mais escura, como o anil, é usada para eventos durante o dia e mais esportivos.

Em tempo: é interessante, por exemplo, que os membros do staff padronizem  o uso de apenas uma tonalidade de camisa – como o azul – e de terno. Isso, aliado a uma mesma tonalidade nas gravatas (caso usem) cria um efeito visual de “uniforme” sem que estejam todos idênticos…

Truque – o padrão de elegância internacional se baseia em “contraste”, ao combinar o terno  com a camisa e a gravata. Fazendo isso , um elemento sempre destacará e valorizará o outro, sempre harmonizando com um ou mais tons.

Armadilha – alguns profissionais optam por usar a camisa social escura, inclusive preta, achando que é o “elegante seguro”. Em algumas regiões parece até ser uma tradição local. Mas evite: além de caricato (parece fantasia de vilão de Hollywood e também de novelas) o resultado é um visual pesado, além de chamar muito a atenção de todos, onde o foco da imagem fica na textura e cor da gravata.

Estampa discreta – gravata não tem que ter mensagem nem figuras grandes. Não é outdoor nem crachá.  Use estampas pequenas, 2cm máximo 3cm, com  no máximo 3 cores para facilitar a composição. Dê  preferência a texturas finas, e traço suave. Evite a todo custo o xadrez grande ou listradas largas e coloridas demais.

Algumas empresas e instituições adotam as gravatas nas cores da empresa. Isso é opcional,  mas para efeito de “identidade visual” funciona. Desde que se escolha (ou encomende ) uma estampa elegante e discreta a um especialista.

Uma boa equipe, ou staff para eventos, é capaz de conduzir seu evento de forma tranquila, solucionando imprevistos antes mesmo de serem percebidos pelo público, colaborando para o alcance dos objetivos.

Em eventos com a presença de público em pé ou sentados onde as cerimônias são realizadas ao ar livre como palanques, palcos externos, praticáveis, debaixo de tendas lonadas, o staff pode adotar o traje (ou uniforme) em sua versão mais informal.

Staff em traje Esporte – em eventos como: visitas as instalações de unidades fabris, laboratórios, centro de pesquisas avançadas ou mesmo eventos públicos inaugurando pontes e estradas, o profissional de evento pode optar por um visual mais esportivo. Com camisa e calças de sarja (todos na mesma cor) e a mesma camisa de mangas curtas (em tons claras ou do logotipo da empresa, previamente combinado entre a equipe). Ou mesmo um modelo liso de camiseta tipo polo.

Boa ideia – opção muito usada pelos profissionais é o colete usado sobre a roupa (em eventos maiores, externos e mais esportivos), pois pode acomodar em seus bolsos espaçosos, os diversos materiais como: fichas, papeis, canetas, rádio de comunicação e smartphones, deixando as mãos livres para as tarefas operacionais do evento.

As equipes de segurança oficial no Brasil e em alguns países utilizam esse tipo de colete, pois permite ocultar as armas, sem usar a camisa para fora das calças – que além de deselegante chama muito a atenção de todos.

Em tempo: em eventos com refeições realizados em resorts, hotéis, clubes e outras áreas abertas – sugerimos para o staff o uso do traje passeio e, dependendo do caso, traje esporte.

Já, para  eventos mais urbanos de almoços ou jantares  formais, sem dúvida a sugestão é o terno.

E ai, o que acharam? Comentem!

O  fato é  que os donos das festas não apenas tem uma despesa extra como ainda ficam obrigados a inúmeras exigências dos músicos/artistas e outros fornecedores.  Alguns exigem “jantar antes de começar sua apresentação ou serviço” Outros, como algumas bandas, pedem vários itens no camarim (sim, camarim é necessário para as bandas)… E todos com expectativas que deixam as Cerimonialistas malucas – com razão.

O que fazer?– muitas acabam contratando um serviço simples exclusivamente para  o staff. Sim pois, se deixar por conta do bufê principal, eles acabam se dividindo e  atendem mal tanto o Staff como os convidados. Daí a solução de manter um serviço independente.

Stella Lacerda, que atua  em Vitória  diz que não existe muito esse problema pois, mediante o numero apresentado de pessoas extras em serviço, os bufês cobram metade do preço por pessoa. Os anfitriões já estão acostumados com este procedimento e entendem. Em outras regiões, como São Paulo e Rio muitos bufês tem um preço especial para staff que custa, na média de R$40 a 50. Nesse caso basta arruma um local no espaço para que seja feita a refeição.

Combinado sai barato – é preciso sempre, desde o início da concepção da festa, passar para os noivos o custo total – para que possam pensar no projeto já com ter ideia do valor que irá pagar.

Solução independente – outra alternativa é fazer com que  as empresas de bar, som e recepcionistas assinem um contrato onde a alimentação é por conta deles. E pronto. Em caso de banda atende-se a exigência de camarim e, lá dentro mesmo é servida a mesma comida oferecida aos garçons. Isso elimina o fator “administração de um espaço  e bufê extras”. Mas pensa que resolve? Muitos deles, aliás, quase todos, sentem-se discriminados…

Menos, gente, muita calma– os casamentos tomaram uma proporção de tamanho protagonismo que até os profissionais que nele trabalham tem ataques de diva! Será que não entendem que estão ali para trabalhar? Que mistura de canais é essa? É como se o bombeiro ao chegar no incêndio exigisse, na hora de usar a mangueira de água, fazer um lanche antes!

A palavra final foi de Roberto Cohen, Mestre dos craques: se não está no contrato não se serve comida. Simples assim. Está achando tudo muito complicado? Então pode se casar no centro oeste onde, segundo Izis Dorileo, referência em casamentos da região, o bufê da noiva não costuma cobrar. E ficam todos felizes…